UPMC

Suivant les recommandations gouvernementales, nombreux d’entre nous télétravaillent. En raison du confinement, nous avons été amenés à revoir notre façon de travailler.

De la vidéoconférence au travail collaboratif, de très nombreux services existent pour être productif depuis chez soi. Sans avoir la prétention d’être exhaustif, l’UPMC vous propose quelques conseils et outils pour télétravailler efficacement.

Petit tour d’horizon…

 

1. Vidéoconférences pour les réunions à distance

Gardez le contact ! La vidéoconférence est la solution idéale pour la tenue de réunions virtuelles. Vous trouverez ci-dessous quelques outils de vidéoconférence permettant de recréer vos réunions de manière virtuelle, en tête-à-tête ou en équipe.

Skype (Microsoft) est la solution la plus connue et la plus simple à mettre en place. Vous devez posséder un compte Skype ou un compte Microsoft. Ce programme vous permet de réaliser des appels audio ou vidéo à deux ou en groupe. Skype intègre un module de partage d’écran permettant à vos interlocuteurs de visualiser en temps réel les documents affichés sur l’écran de votre PC. Skype limite toutefois le nombre de personnes.

Teams (Microsoft) permet la vidéoconférence et le partage de documents en même temps; même si le correspondant n’est pas équipé de Teams. Le correspondantw peut même faire des modifications dans un document. Teams est compatible avec smartphone (Apple ou non), tablette, pc (munis d’une caméra, c’est mieux). Au départ du calendrier Outlook, il y a la possibilité d’inviter les participants et d’y mettre le lien Teams. Pour découvrir l’outil, voici un petit webinar (il y en a d’autres sur le web).

WhatsApp : disponible sur iOS ou Android, l’application permet l’appel de groupe avec 4 personnes maximum. Pour contourner cette limitation, vous pouvez vous tourner vers Messenger pour lequel FaceBook a placé la limite à 50 participants.

FaceTime : réservé aux produits Apple, FaceTime prend en charge jusqu’à 32 personnes au cours d’un seul appel.

Webex et Jabber (Cisco) Webex est aussi leader de marché de web-conférence et propose aussi une version gratuite via Cisco Webex Meeting.

Zoom est un outil de vidéoconférence professionnel. Cet outil vous permettra de réaliser des réunions jusqu’à 100 participants d’une durée maximale de 40 minutes (pour la version gratuite). Chaque participant peut interagir depuis son ordinateur ou son smartphone. Disponible gratuitement sur Windows, macOS, Android ou iOS.

GoToMeeting est également une plate-forme de vidéoconférence professionnelle. Gratuite jusqu’à un certain nombre de personnes, payante au-delà de la période d’essai de 14 jours.

Google G Suite Pro 5€ par mois (gratuit jusqu’au 1er juillet durant la période de confinement). Voir ici. Google G Suite Pro vous permet d’organiser des vidéoconférences jusqu’à 250 personnes. Cet outil permet aussi le travail collaboratif dans les mêmes documents (word, excell, ppt..), le partage de fichiers…

Suite Office 365 Environ 99€/an

Slack : une messagerie collaborative! Cette plate-forme de communication collaborative est utilisable tant sur votre ordinateur que sur votre portable. Elle vous permet de collaborer très rapidement sous forme de messagerie instantanée. Il faut bien évidemment que tous les membres y adhèrent pleinement. Elle permet aussi les échanges de fichiers, les messages textes, les to-do lists… Slack s’utilise aussi bien depuis l’ordinateur que du smartphone.
Prix : version gratuite limitée.

De nombreuses autres solutions en ligne existent (Airtable, Sharepoint…) ainsi que les outils de mise à disposition et révision partagée (Microsoft, Adobe Acrobat, Dropbox paper)…

2. Back-up réguliers !

Nous vous recommandons également d’effectuer des back up dans le cloud (automatiques et instantanés) ainsi que des back-up réguliers sur deux disques durs externes afin d’avoir vos documents accessibles aisément.

3. Mots de passe

Petite astuce pour les utilisateurs Mac : créez-vous une note verrouillée dans l’application Notes avec tous vos mots de passe. Ils seront synchronisés de manière sécurisée et encryptée sur tous vos appareils Apple (Mac, iPhone, iPad, iCloud). Nous vous recommandons aussi de déposer ultérieurement vos accès et mots de passe chez un notaire si vous êtes seul à posséder des accès importants pour vos clients (noms de domaines, accès serveurs …) .

4. Téléphone

Nous vous recommandons de vous équiper d’oreillettes ou d’écouteurs avec fil afin de diminuer votre exposition aux ondes.

5. Derniers conseils

Continuez à communiquer et à rassurer vos collaborateurs !
N’hésitez pas à partager votre retour d’expérience sur notre page Facebook.
Mangez sainement et aérez-vous à proximité de chez vous.

Prenez soin de vous !

Nous vivons des moments délicats, mais nécessaires. Le confinement imposé par la lutte contre le Covid-19 a amené beaucoup d’entreprises à ralentir leurs activités ou même à fermer. Pour les professionnels de la communication que nous sommes, c’est une réaction en chaine, la fermeture des entreprises de nos clients nous contraignent à fermer les nôtres.

Bien sûr, nous sommes conscients de l’importance de ce confinement et nous devrons passer ce cap. Il n’empêche que c’est financièrement un moment très délicat.

Le rôle de notre Union Professionnelle est aussi de vous informer des pistes qui existent pour permettre à vos entreprises de faire face à la situation.

 

1. Au niveau de la TVA, de l’ISOc, de l’IPP ou du précompte professionnel

Le Service public fédéral des Finances a prévu la possibilité de demander :

– Des plans de paiement
– L’exonération des intérêts de retard
– Le remise des amendes pour non-paiement

Il s’agit de :

– Faire la demande dès réception de l’AER ou d’un avis de paiement au plus tard le 30/06/2020 via le formulaire
– Formulaire à envoyer au centre régional de recouvrement

Plus d’infos : Finances.belgium.be voir également le site Economie.fgov.be

2. Au niveau des cotisations sociales

Des reports peuvent être envisagés pour les premier et deuxième trimestres de 2020 (report d’un an sans intérêts de retard).

Par ailleurs, un call-center a été ouvert par l’INASTI pour toute question relative à l’activité des indépendantes par rapport au Covid-19. Vous pouvez appeler le 0800 12 018, numéro gratuit, tous les jours ouvrables, de 8h00 à 20h00.

Plus d’infos : Inasti.be

3. Au niveau des aides de la Wallonie

Le numéro unique de contact 1890 pour les entreprises wallonnes et les indépendants ayant des demandes d’information sur l’épidémie, en lien avec les compétences wallonnes. Site web : 1890.be

La SOWALFIN, la SOGEPA et la SRIW apporteront une réponse aux entreprises en difficulté de trésorerie sous forme de garantie bancaire ou de prêt, en concertation avec le secteur bancaire.

La Cellule de veille de la SOGEPA accompagnera les entreprises qui en font la demande concernant des problèmes plus spécifiques liés à leurs secteurs. Le SPW Economie assouplira les délais pour les entreprises soumises à un engagement vis-à-vis de la Wallonie (objectif en termes d’emplois, de délai de remboursement d’une aide…).

4. Pour les indépendants

Enfin, pour les indépendants, le droit-passerelle est une aide pour l’indépendant qui doit cesser son activité suite à une faillite, des difficultés financières, un évènement, ou un règlement collectif de dettes. Il peut en bénéficier pendant 12 mois maximum et conserve ses droits en matière d’assurance maladie-invalidité (sans paiement de cotisations). Le droit-passerelle peut être octroyé à un indépendant, au conjoint aidant ou à l’aidant indépendant qui exerce son activité à titre principal.

Le montant de l’aide financière est de :

– 1.291,69 € par mois en cas de non-charge de famille
– 1.614,10 € par mois en cas de charge de famille

L’indépendant peut bénéficier de cette aide plusieurs fois au cours de sa carrière professionnelle. Il ne peut cependant l’obtenir pendant plus de 12 mois sur l’ensemble de sa carrière. Si vous souhaitez bénéficier du droit-passerelle, vous devez contacter votre caisse d’assurance sociale.

 

Il ne nous reste qu’à souhaiter que cette crise sanitaire majeure ne perdure pas trop longtemps afin que chacun.e d’entre nous puisse reprendre ses activités professionnelles pleines au plus tôt et que la vie normale reprenne ses droits. D’ici là, prenez soin de vous et de vos proches, c’est le plus important !

NB : ces informations vous sont données de bonne foi et UPMC est n’est pas experte en fiscalité ou en comptabilité. Pour des informations plus précises le demandeur doit se tourner soit vers sa caisse de cotisations, soit vers le Ministère des finances, soit vers une des hotlines ouvertes dans le contexte du Covid-19 dont les numéros sont repris dans le message.