Suivant les recommandations gouvernementales, nombreux d’entre nous télétravaillent. En raison du confinement, nous avons été amenés à revoir notre façon de travailler.

De la vidéoconférence au travail collaboratif, de très nombreux services existent pour être productif depuis chez soi. Sans avoir la prétention d’être exhaustif, l’UPMC vous propose quelques conseils et outils pour télétravailler efficacement.

Petit tour d’horizon…

1. Vidéoconférences pour les réunions à distance

Gardez le contact ! La vidéoconférence est la solution idéale pour la tenue de réunions virtuelles. Vous trouverez ci-dessous quelques outils de vidéoconférence permettant de recréer vos réunions de manière virtuelle, en tête-à-tête ou en équipe.

Skype (Microsoft) est la solution la plus connue et la plus simple à mettre en place. Vous devez posséder un compte Skype ou un compte Microsoft. Ce programme vous permet de réaliser des appels audio ou vidéo à deux ou en groupe. Skype intègre un module de partage d’écran permettant à vos interlocuteurs de visualiser en temps réel les documents affichés sur l’écran de votre PC. Skype limite toutefois le nombre de personnes.

Teams (Microsoft) permet la vidéoconférence et le partage de documents en même temps; même si le correspondant n’est pas équipé de Teams. Le correspondantw peut même faire des modifications dans un document. Teams est compatible avec smartphone (Apple ou non), tablette, pc (munis d’une caméra, c’est mieux). Au départ du calendrier Outlook, il y a la possibilité d’inviter les participants et d’y mettre le lien Teams. Pour découvrir l’outil, voici un petit webinar (il y en a d’autres sur le web).

WhatsApp : disponible sur iOS ou Android, l’application permet l’appel de groupe avec 4 personnes maximum. Pour contourner cette limitation, vous pouvez vous tourner vers Messenger pour lequel FaceBook a placé la limite à 50 participants.

FaceTime : réservé aux produits Apple, FaceTime prend en charge jusqu’à 32 personnes au cours d’un seul appel.

Webex et Jabber (Cisco) Webex est aussi leader de marché de web-conférence et propose aussi une version gratuite via Cisco Webex Meeting.

Zoom est un outil de vidéoconférence professionnel. Cet outil vous permettra de réaliser des réunions jusqu’à 100 participants d’une durée maximale de 40 minutes (pour la version gratuite). Chaque participant peut interagir depuis son ordinateur ou son smartphone. Disponible gratuitement sur Windows, macOS, Android ou iOS.

GoToMeeting est également une plate-forme de vidéoconférence professionnelle. Gratuite jusqu’à un certain nombre de personnes, payante au-delà de la période d’essai de 14 jours.

Google G Suite Pro 5€ par mois (gratuit jusqu’au 1er juillet durant la période de confinement). Voir ici. Google G Suite Pro vous permet d’organiser des vidéoconférences jusqu’à 250 personnes. Cet outil permet aussi le travail collaboratif dans les mêmes documents (word, excell, ppt..), le partage de fichiers…

Suite Office 365 Environ 99€/an

Slack : une messagerie collaborative! Cette plate-forme de communication collaborative est utilisable tant sur votre ordinateur que sur votre portable. Elle vous permet de collaborer très rapidement sous forme de messagerie instantanée. Il faut bien évidemment que tous les membres y adhèrent pleinement. Elle permet aussi les échanges de fichiers, les messages textes, les to-do lists… Slack s’utilise aussi bien depuis l’ordinateur que du smartphone.
Prix : version gratuite limitée.

De nombreuses autres solutions en ligne existent (Airtable, Sharepoint…) ainsi que les outils de mise à disposition et révision partagée (Microsoft, Adobe Acrobat, Dropbox paper)…

2. Back-up réguliers !

Nous vous recommandons également d’effectuer des back up dans le cloud (automatiques et instantanés) ainsi que des back-up réguliers sur deux disques durs externes afin d’avoir vos documents accessibles aisément.

3. Mots de passe

Petite astuce pour les utilisateurs Mac : créez-vous une note verrouillée dans l’application Notes avec tous vos mots de passe. Ils seront synchronisés de manière sécurisée et encryptée sur tous vos appareils Apple (Mac, iPhone, iPad, iCloud). Nous vous recommandons aussi de déposer ultérieurement vos accès et mots de passe chez un notaire si vous êtes seul à posséder des accès importants pour vos clients (noms de domaines, accès serveurs …) .

4. Téléphone

Nous vous recommandons de vous équiper d’oreillettes ou d’écouteurs avec fil afin de diminuer votre exposition aux ondes.

5. Derniers conseils

Continuez à communiquer et à rassurer vos collaborateurs !
N’hésitez pas à partager votre retour d’expérience sur notre page Facebook.
Mangez sainement et aérez-vous à proximité de chez vous.

Prenez soin de vous !